Starfsreglur endurskoðunarnefndar

1. Almennt

Stjórn Reita fasteignafélags hf. hefur ákveðið að skipa félaginu endurskoðunarnefnd í samræmi við ákvæði laga um ársreikninga.

Nefndin starfar í umboði stjórnar sem ber ábyrgð á skipun og störfum nefndarinnar. Störf og ábyrgð nefndar breyta í engu ábyrgð og skyldum stjórnenda félagsins og stjórnar þess. Ábyrgð stjórnenda og stjórnar á rekstri og fjármálum félagsins eru óbreytt og samkvæmt lögum.

Allir nefndarmenn skulu, með sannanlegum hætti, fá eintak af starfsreglum þessum er þeir taka sæti í nefndinni í fyrsta sinn. Þeim skal jafnframt afhent eintak af samþykktum félagsins, starfsreglum stjórnar, reglum um innherjaviðskipti frá Fjármálaeftirlitinu, leiðbeiningum um stjórnarhætti fyrirtækja, reglum Kauphallar fyrir útgefendur, hlutafélagalögum og ársreikningalögum.

2. Meginhlutverk endurskoðunarnefndar stjórnar

Endurskoðunarnefnd sinnir tilteknum verkefnum á ábyrgðarsviði stjórnarinnar. Starfsvið nefndarinnar nær til allra félaga innan samstæðunnar. Helstu verkefni nefndarinnar eru þessi:

a) Að hafa eftirlit með vinnuferli við gerð reikningsskila.

b) Að meta reikningsskil og skýrslugerð stjórnenda um fjármál félagsins og tryggja að fjárhagsleg skýrslugerð uppfylli þær kröfur sem gerðar eru til félagsins í lögum og reglum. 

c) Að hafa eftirlit með og yfirfara endurskoðun ársreikninga, samstæðureikninga og annarra fjárhagsupplýsinga félagsins.

d) Að meta óhæði endurskoðanda og hafa eftirlit með störfum hans.

e) Að koma með tillögu til stjórnar um val á endurskoðanda.

f) Að hafa eftirlit með fyrirkomulagi og virkni innra eftirlits félagsins.

g) Að hafa eftirlit með fyrirkomulagi áhættustýringar, áhættugreiningu og viðbrögðum við áhættum.

h) Að tryggja að innihald og framsetning skýrslu stjórnar í ársreikningi sé viðunandi og uppfylli ákvæði VI. Kafla laga nr. 3/2006 um ársreikninga og reglugerðar 696/2019 um framsetningu og innihald ársreikninga og samstæðureikninga.

i) Að stuðla að góðum samskiptum við stjórnendur félagsins.

j) Að sjá til þess  að stjórnarmenn fái reglulega upplýsingar um helstu störf nefndarinnar.

Nefndin skal árlega skila stjórn skýrslu um störf sín. Í skýrslunni skulu koma fram samskipti við stjórn, endurskoðanda og stjórnendur félagsins. Þá skal koma fram mat nefndarinnar á störfum sínum og einstakra nefndarmanna, mat á vinnuferli við gerð reikningsskila, mat á virkni innra eftirlits, mat á áhættustýringu og mat á óhæði endurskoðanda og á endurskoðun ársreiknings.

Endurskoðandi félagsins skal árlega gera nefndinni grein fyrir störfum sínum og óhæði og skila skriflegri skýrslu um mikilvæg atriði sem fram hafa komið við endurskoðunina. Í skýrslunni skal sérstaklega geta um veikleika í innra eftirliti í vinnuferli við gerð reikningsskila.

3. Aðgangur að upplýsingum og skýrslum

Endurskoðunarnefnd skal hafa víðtækan aðgang að upplýsingum og gögnum frá stjórnendum og endurskoðanda félagsins. Nefndin getur óskað eftir skýrslum og greinargerðum frá þeim er varðar störf hennar og nauðsynleg eru til að nefndin geti sinnt starfi sínu.

4. Skipun endurskoðunarnefndar

Stjórn skipar þrjá fulltrúa í endurskoðunarnefnd innan eins mánaðar frá aðalfundi félagsins og skal starfstímabil hennar ná til næsta aðalfundar. Ákvörðun um laun nefndarmanna fyrir setu í nefndinni skal tekin á aðalfundi félagsins. 

Að minnsta kosti tveir nefndarmanna skulu vera stjórnarmenn. Stjórn velur nefndinni formann. Allir nefndarmenn skulu vera óháðir endurskoðanda félagsins. Meirihluti nefndarinnar skal jafnframt vera óháður félaginu og stjórnendum þess og a.m.k. einn nefndarmanna skal vera óháður stórum hluthöfum. Stjórn metur óhæði nefndarmanna í samræmi við skilyrði í leiðbeiningum um stjórnarhætti fyrirtækja.

Nefndarmenn skulu búa yfir þekkingu og reynslu í samræmi við störf nefndarinnar. Að minnsta kosti einn nefndarmanna skal hafa staðgóða þekkingu og reynslu á sviði reikningsskila eða endurskoðunar.

5. Hæfi endurskoðunarnefndarmanna

Nefndarmönnum er óheimilt að fjalla um mál þar sem þeir eru vanhæfir vegna tengsla við mál eða aðila. Um sérstakt hæfi nefndarmanna skal fara að lögum um sérstakt hæfi héraðsdómara. Nefndarmaður skal almennt sjálfur meta hæfi sitt og upplýsa aðra nefndarmenn um það. Ef vafi leikur á um hæfi skulu aðrir nefndarmenn taka endanlega afstöðu til hæfis.

6. Fundir endurskoðunarnefndar

Fundir skulu haldnir eigi sjaldnar en ársfjórðungslega. Formaður endurskoðunarnefndar boðar til funda að eigin frumkvæði eða að ósk annars nefndarmanns, forstjóra félagsins eða endurskoðanda félagsins. Fundir skulu boðaðir með a.m.k. fjögurra daga fyrirvara. Dagskrá og öðrum fundargögnum skal dreift til nefndarmanna með a.m.k. tveggja daga fyrirvara.

Fundir nefndarinnar eru lögmætir ef meirihluti sækir fund. Meirihluti atkvæða ræður úrslitum mála. Atkvæðagreiðsla er endanleg um lyktir máls. Falli atkvæði jöfn, ræður atkvæði formanns. Geti nefndarmaður ekki sótt fund skal honum heimilt að taka þátt í fundinum með rafrænum hætti. 

Forstjóri félagsins útvegar nefndinni ritara. Helstu verkefni ritara eru að boða til funda fyrir hönd formanns, dreifa og varðveita öll gögn nefndarinnar og rita fundargerð.

Færa skal fundargerð um það sem gerist á fundum nefndarinnar. Drög að fundargerð skulu send nefndarmönnum innan tveggja sólarhringa frá fundi. Fundargerð skal afgreidd formlega á næsta fundi nefndarinnar.

7. Upplýsingar um störf endurskoðunarnefndar 

Stjórn félagsins hefur eftirlit með störfum endurskoðunarnefndar. Hún skal reglulega meta skilvirkni nefndarinnar. Stjórn félagsins skal hafa aðgang að fundargerðum nefndarinnar. Nefndin skal leggja fram fundaráætlun og starfsáætlun í upphafi hvers starfsárs til samþykktar hjá stjórn félagsins.

8. Takmarkanir á hlutverki og ábyrgð

Endurskoðunarnefnd ber ábyrgð á þeim skyldum sem fram koma í reglum þessum en ber ekki ábyrgð á reikningsskilum eða endurskoðun ársreiknings. Stjórnendur félagsins bera ábyrgð á reikningsskilum, innleiðingu innra eftirlits og endurskoðandi ber ábyrgð á endurskoðun ársreiknings félagsins og að fylgjast með virkni innri eftirlitsþátta.

Nefndarmaður er í störfum sínum einungis bundinn af faglegri dómgreind sinni, en ekki fyrirmælum stjórnar, áliti endurskoðenda, skoðunum stjórnenda eða öðrum þáttum.

9. Trúnaðar- og þagnarskylda

Nefndarmenn eru bundnir þagnarskyldu um allt það sem þeir fá vitneskju um við framkvæmd starfa síns og varðar málefni félagsins, viðskipta- eða einkamálefni viðskiptamanna félagsins eða önnur atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu sem nefndarmenn, nema skylt sé að veita upplýsingar samkvæmt lögum. Þagnarskyldan helst þótt látið sé af starfi. Nefndarmönnum er óheimilt að nýta þær upplýsingar og þau gögn sem þeir fá vegna starfa sinna fyrir félagið í öðrum störfum sínum ótengdum félaginu.

Nefndarmaður skal varðveita tryggilega þau gögn sem hann fær afhent frá félaginu í tengslum við starf sitt. Þegar hann hættir störfum skal hann sjá til þess að gögn, sem hann hefur móttekið í sambandi við nefndarstörf sín, komist ekki í hendur óviðkomandi aðila.

10. Úrsögn úr endurskoðunarnefnd

Nefndarmanni er hvenær sem er heimilt að segja sig úr endurskoðunarnefnd. Þá er meirihluta stjórnar félagsins heimilt að víkja nefndarmanni úr nefndinni án fyrirvara. Stjórn félagsins skal skipa annan nefndarmann við fyrsta tækifæri í stað þess sem víkur sæti.

Starfsreglur þessar skulu birtar á heimasíðu félagsins.

Þannig staðfest á stjórnarfundi í Reitum fasteignafélagi hf. þann 4. júní 2020.