Starfsreglur starfskjaranefndar

1. Almennt

Stjórn Reita fasteignafélags hf. hefur ákveðið að skipa félaginu starfskjaranefnd í samræmi við starfsreglur stjórnar félagsins. Nefndin skal starfa í samræmi við íslensk lög og reglur og góða stjórnarhætti.

Nefndin starfar í umboði stjórnar sem ber ábyrgð á skipun og störfum nefndarinnar. Störf og ábyrgð nefndar breyta í engu ábyrgð og skyldum stjórnenda félagsins og stjórnar þess.

Allir nefndarmenn skulu, með sannanlegum hætti, fá eintak af starfsreglum þessum er þeir taka sæti í nefndinni í fyrsta sinn. Þeim skal jafnframt afhent eintak af samþykktum félagsins, starfsreglum stjórnar og leiðbeiningum um stjórnarhætti fyrirtækja og hlutafélagalögum.

2. Meginhlutverk starfskjaranefndar stjórnar

Starfskjaranefnd skal vera stjórn og forstjóra ráðgefandi um starfskjör æðstu stjórnenda félagsins. Starfsvið nefndarinnar nær til allra félaga innan samstæðunnar.

Við mótun tillagna skal nefndin einkum horfa til upplýsinga um starfskjör hjá félögum sem starfa á hliðstæðum mörkuðum eða sækjast eftir áþekkri reynslu og þekkingu og félagið sjálft, allt að teknu tilliti til hefðbundinna mælikvarða um umsvif, ábyrgð og árangur.

Nefndin skal fylgjast með því að starfskjör æðstu stjórnenda félagsins séu innan þess ramma sem starfskjarastefna félagsins setur og skal hún gefa um það skýrslu til stjórnar félagsins í undanfara aðalfundar ár hvert. Nefndin skal ennfremur árlega gera tillögu til stjórnar um endurskoðun starfskjarastefnu sem lögð er fyrir aðalfund félagsins til staðfestingar ár hvert.

Nefndin skal taka afstöðu til áhrifa launa á áhættutöku og áhættustjórnun félagsins, í samráði við endurskoðunarnefnd félagsins.

Nefndin skal árlega gefa stjórn skýrslu um störf sín í heild á starfsárinu. 

3. Skipun starfskjaranefndar

Stjórn skipar tvo fulltrúa úr sínum hópi í starfskjaranefnd innan eins mánaðar frá aðalfundi félagsins og skal starfstímabil hennar ná til næsta aðalfundar. Ákvörðun um laun nefndarmanna fyrir setu í nefndinni skal tekin á aðalfundi félagsins.

Nefndarmenn skulu vera óháðir félaginu og stjórnendum þess og skal a.m.k. annar nefndarmanna vera óháður stórum hluthöfum. Stjórn metur óhæði nefndarmanna í samræmi við skilyrði í leiðbeiningum um stjórnarhætti fyrirtækja.

Nefndarmenn skulu búa yfir þekkingu og reynslu í samræmi við verkefni nefndarinnar. Æskilegt er að nefndarmenn hafi þekkingu og reynslu á viðmiðum og venjum við ákvörðun starfskjara stjórnenda.

Starfskjaranefnd er heimilt, ef nauðsyn þykir, að leita atbeina ráðgjafa í störfum sínum og skulu ráðgjafar vera óháðir félaginu, æðstu stjórnendum þess og þeim stjórnarmönnum sem ekki eru óháðir. Nefndin ber ábyrgð á því að kanna óhæði ráðgjafa.

4. Trúnaðar- og þagnarskylda

Nefndarmenn eru bundnir þagnarskyldu um allt það sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu sem nefndarmenn, nema skylt sé að veita upplýsingar samkvæmt lögum. Þagnarskyldan helst þótt látið sé af starfi. Nefndarmönnum er óheimilt að nýta þær upplýsingar og þau gögn sem þeir fá vegna starfa sinna fyrir félagið í öðrum störfum sínum ótengdum félaginu.

Nefndarmaður skal varðveita tryggilega þau gögn sem hann fær afhent frá félaginu eða öðrum í tengslum við starf sitt. Þegar hann hættir störfum skal hann sjá til þess að gögn, sem hann hefur móttekið í sambandi við nefndarstörf sín, komist ekki í hendur óviðkomandi aðila.

5. Úrsögn úr starfskjaranefnd

Nefndarmanni er hvenær sem er heimilt að segja sig úr starfskjaranefnd. Þá er meirihluta stjórnar félagsins heimilt að víkja nefndarmanni úr nefndinni án fyrirvara. Stjórn félagsins skal skipa annan nefndarmann við fyrsta tækifæri í stað þess sem víkur sæti.

Starfsreglur þessar skulu birtar á heimasíðu félagsins.

Þannig staðfest á stjórnarfundi í Reitum fasteignafélagi hf. þann 4. júní 2020.